Dicas para quem está abrindo o primeiro escritório

O mundo dos negócios tem se transformado com muita agilidade. Muito mais do que no tempo dos nossos pais ou avós, o que lhe garante um impacto sempre novo e diferenciado. Isto, porque a tecnologia e o modo de se estabelecer contratos e relações profissionais cada vez mais tem mudado nossa maneira de nos relacionar com o trabalho e impactam diretamente em nossa forma de nos relacionar com as pessoas, com o mundo, com a natureza e conosco mesmos.

Assim, é muito comum encontrarmos quem deseja ter o seu próprio negócio e fugir da rotina. Justamente por nutrir em si o desejo de fazer algo diferente, de inovar, desuperar os modelos mecanicistas sob o qual muitas empresas ainda atuam, mesmo nos dias de hoje.

Ao empreendedor de primeira viagem, cabe o desafio de formar, manter e desenvolver uma equipe que seja comprometida, que assuma a responsabilidade pelos resultados a serem atingidos.

Contudo, não é só isso! Abrir uma empresa consiste em muitos detalhes que muitas vezes, quem está iniciando o próprio negócio não tem a mínima ideia. Para tanto, separamos algumas dicas neste post para quem deseja empreender e, antes disso, fazer o planejamento de como realizará seu modelo de negócios. Acompanhe!

 Documentação para abrir uma empresa

Para abrir uma empresa, você precisará organizar uma série de documentos. O primeiro passo a tomar, é contratar um contador. Já de início, o contador lhe passará as informações essenciais para realizar inscrições, o pedido de licenças e de alvarás necessários. Pense na possibilidade de manter o contador mensalmente, sob contrato, ajudando-o a organizar toda a papelada.

Depois, já com a empresa em funcionamento, mantenha o contrato ativo com seu contador. Ele o ajudará, dando-lhe suporte nos processos de contratação de pessoal e pagamento de impostos variados – além de outras demandas que se façam necessárias.

Avalie, dentro da realidade do negócio que pensa montar, se a sua empresa pode enquadrar-se no regime de Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) com alíquota de impostos dentro do padrão “Simples Nacional”. Este regime ajuda a ter impostos menores e também tem uma forma de pagamento simplificada junto ao Fisco, o que lhe poderá dar fôlego para concentrar sua energia no trabalho e no atendimento a clientes e fornecedores.

Os documentos necessários para dar entrada na sua empresa são:

  • Documento de identidade (original e cópia);
  • CPF ou Carteira de Habilitação;
  • Comprovante de Residência;
  • Carnê de IPTU da local aonde a empresa será instalada;
  • Contrato Social;
  • Comprovante de pagamento das taxas DARE e DARF.

Prepare-se financeiramente para o pagamento das taxas e dos honorários do contador. Lembre-se que, também, no elenco de despesas com a abertura da sua empresa, haverá ainda outros gastos indiretos, que devem ser planejados desde o início, como o de uma sala comercial para alugar, o condomínio relativo a esse espaço e a reforma do ponto comercial em questão.

Espaço físico para ter seu escritório: o que é necessário?

À medida em que você for organizando tudo, lembre-se de pensar na decoração do seu escritório. Pense na quantidade de pessoas que irão circular por ali, sejam funcionários, sejam clientes e fornecedores.

Calcule o espaço médio de pessoal que precisará e, verifique a possibilidade de pouco a pouco ir aumentando o espaço locado, se houver essa possibilidade e necessidade. Com esta nova fase que o mercado imobiliário está passando, vale muito a pena dar uma consultada em algum conjunto comercial à venda.

De repente você pode encontrar ótimas opções de negócios para fazer, que não irão necessariamente onerar demais o seu bolso e, em caso de se realizar reformas, você não se incomodará em pedir autorização do proprietário do espaço, uma vez que ele será você!

 Mobiliário e recursos necessários

De maneira geral você precisará dos seguintes recursos para que possa iniciar suas atividades em seu escritório:

  • salas bem ventiladas;
  • um lavabo;
  • uma mini-cozinha para preparo de alimentos e cafezinho;
  • uma sala de reuniões com mesa e cadeiras;
  • uma ante-sala de espera, com poltronas ou sofá para visitas;
  • mesas de trabalho com computadores;
  • cadeiras;
  • equipamentos de escritório, como: papel para impressão, impressora, cola, tesoura, fita adesiva, quadro de avisos, marca-texto, clipes, papeis para anotação, dentre outros;
  • equipamentos de limpeza: álcool, limpa-chão, limpador de banheiro, rodo, vassoura, pano de chão, pano de limpar vidros;
  • equipamentos para cozinha: frigobar, louça e talheres;
  • itens para banheiro: papel higiênico, vaporizador bom-ar, dentre outros.

Lembre-se sempre de criar uma atmosfera agradável. Uma boa dica para isso é ter alguns quadros e plantas pelo ambiente. Isto dará mais vida ao local e deixará sua equipe mais motivada. Não deixe de fazer um bom plano de telefonia fixa e internet, além de ligar a luz e verificar se a água está inclusa no condomínio. Verifique também possibilidade de garagem para você, funcionários e visitantes. Tudo isso pode fazer muita diferença na hora de abrir o seu novo negócio!

Se houver a possibilidade, invista em itens para mais conforto ao trabalho, como aparador para os pés, ar-condicionado ou ventiladores, filtro para água mineral, almofadas para descanso, televisão, rádio e a assinatura de alguma revista especializada, preferencialmente dentro do seu segmento de atuação.

Contratação de equipe

Nem sempre é fácil montar uma equipe coesa, comprometida, responsável. Este é também um grande desafio de um empreendedor na hora de abrir sua empresa. Cabe a ele, como líder, ter a capacidade de mobilizar as pessoas, por meio de sua credibilidade, de sua capacidade de inovação e visão.

Para que isso seja necessário, é necessário divulgar as vagas em questão, fazendo-se importante que o empreendedor tenha consistência nas propostas de trabalho que realizar, além de que proporcione segurança à sua equipe, deixe claros os objetivos que deseja atingir e, acima de tudo, mostre que dará respaldo sempre que necessário, pois só assim as pessoas terão segurança para desenvolver o trabalho contratado.

Para um gestor que está abrindo seu próprio negócio, é importante que tenha criatividade, capacidade de inovar, percepção do macro, agilidade na resolução dos problemas e comunicação eficiente, bem como, que promova um trabalho efetivo em equipe. Afinal,  será o desenvolvimento pessoal de cada integrante da equipe que contribui para o sucesso da empresa que irá nascer! Boa sorte!

Gostou deste post? Aproveite e compartilhe-o em suas redes sociais!